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2016年インターンシップ選考の実話!印象悪い電話対応3選

2016.09.22  記:  黒木 菜緒

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こんにちは。採用担当の黒木です。9月下旬に差し掛かり、「インターンシップ無事に終わりました!」という学生さんも多いのではないでしょうか?進和建設工業のインターンシップREALも、18名の選ばれし学生さんたちがチャレンジし、全6日間のスケジュールを完走しました。

 

おそらく、エントリーシートとか面接とかを経験して就活に対して自信もついてきたのではないでしょうか?

しかし!!!あなたの電話マナー完璧ですか?

電話は企業の人と初めて直接接触する機会です。第一印象がそこで決まってしまいます。

たかが電話、されど電話。一度でもありえない対応をとってしまえば、【電話対応もまともにできない人】のレッテルを貼られるわけです!

本命の会社であればあるほどそれは避けたいところですね。

 

そこで、今回は今年のインターンシップで学生さんと電話たくさんした、採用担当の生の声をお届けしたいと思います。

ぜひ今年の夏の自分の電話対応でうっかりやっていないかを振り返ってみてください。

 

*************************

目次

・1 折り返しの電話「電話あったんですけど」

・2 やるきのない声・小さすぎる声

・3 非常識な時間

・まとめ

*************************

 

 1 折り返しの電話「電話あったんですけど」

 

圧倒的に多い電話がこれでした。

もしあなたが電話を受けた側だったらどう感じますか?

 

会社から電話を掛けるも不在

   ↓

しばらくして折り返し電話がかかってくる

   ↓

「お電話ありがとうございます。進和建設工業 黒木でございます」

   ↓

「電話あったんですけど」

 

 

まず、「あなたは誰ですか?」と感じませんか?

 

会社には日々、お客様、業者さん、他の企業さんなど様々な電話がかかってきます。

あなたの電話もそのうちの一つに過ぎません。

ということは、電話口に出ている人は採用の状況とかも把握していない社員になります。

電話口の社員さんの印象最悪ですよね?そんな学生をとってほしいと思いますか?

 

まず、知らない番号から電話がかかってきたら、ネット検索をしてみましょう。

企業からの電話だったら、ヒットするかと思います。

「○○会社からの電話だな」と心構えを持ってから折り返し電話することをオススメします。

 

その際は、「○○大学の△△と申します。先ほどお電話をいただいていたようなのですが。」としっかり名乗って、電話した理由をはっきりと述べましょう。

 

また、インターンシップ活動や就活中は留守電設定にしておきましょう。

留守番電話であれば、企業さんもおそらく名乗ってくれているかと思います。

さらに企業側から電話してくれるのか、折り返しした方がいいのか、それも残してくれているかと思います。

せっかくの便利ツールですので、遣わない手はないですよね。

 

 

2 やる気のない声・小さすぎる声

 

進和建設工業の電話には音量を調節するボタンがありますが、それでも聞き取り辛い声で話す学生がたくさんいました。

 

「進和建設工業の採用担当をしております、黒木です」

「はぁ…」

「インターンシップエントリーをしてくれた会社なんだけども、覚えてくれているかな?」

「はぁ…」

「○日に行われる一次選考会に予約してくれたかと思うんだけども、この日のことでわからないこととかありますか?」

「あー…その日は……(ぼそぼそ)」

「…ごめんなさい、お電話が遠いようで…」

 

こんなやりとり、本当にあるんです!

 

当然不意な電話で大きな声で話せない場所で電話をとってしまうこともあるかと思います。

その場合は、はっきりと「今、お話しできる状況ではございませんので、○分後に折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか?」と伝えましょう。

ざわざわした中でぼそぼそ会話になるよりも、数十分後でも静かな環境でゆっくりお話しさせてもらったほうが何百倍もありがたいです。

 

「電話口だからこれくらいいいだろう」という考え方は大間違いです!

電話口だからこそ、声のトーンや大きさ、速さ、イントネーションなどに気を払わなければなりません。

相手に与える情報がわずかだからこそ、注意が必要です。

 

余談ですが、私はおっちょこちょいとよく言われている新入社員の25歳です。

以前、お電話で連絡を取り合って方と直接お会いしたとき、落ち着きがあるから40代ぐらいの方だと思っていたと言われたことがあります。

このように話し方一つで、相手に与える印象が大きく変わるのです。

 

 

3 非常識な時間

 

相手は会社ということを忘れてはいけません。

学生さんにとって都合の良い時間が、社会的に一般的な時間かどうかというのは見極めが必要です。

 

ある学生さんが実際に言っていた言葉です。

 

「昨日、バイト終わって電話に気づいたので、夜9時ぐらいに折り返ししたんですけど、留守電に繋がって…」

 

そりゃ、留守電になりますよ!

 

(業種にもよりますが)夜の9時は業務が終了している企業さんが多いでしょう。

学生さんにとって、お昼は授業、夕~夜はバイトで都合がよいのは夜の時間という気持ちもわかります。

しかしそこは企業さんに合わせるのがマナーでしょう。

電話を掛ける目安の時間は14~17時辺りかと思います。

始業時間直後、お昼休憩(12~13時)、終業後は避けるのがベターです。

 

また、「今は都合が悪い」と言った学生さんに「何時なら大丈夫ですか?」と聞いたところ、「日曜のお昼なら…」と言われたことがあります。

土、日曜は多くの企業さんがお休みですから、土日を指定するのも避けるのがベターでしょう。

 

 

まとめ

 

いかがだったでしょうか?

細心の注意を払っていても、知らず知らずのうちに非常識な行動をとっている人は少なくないかと思います。

これが礼儀の厳しい業種で、電話対応で不合格にされてしまったら取返しが付きません。

そうならないためにも、最低限の電話マナーは身に付けるようにしましょう。

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